Dukung Digitalisasi Pengelolaan Arsip Kepegawaian, BKN Kenalkan DMS

Jakarta-Humas BKN – Direktorat Arsip Kepegawaian Badan Kepegawaian Negara (BKN) mengadakan Bimbingan Teknis (Bimtek) Digitalisasi Arsip Kepegawaian bersama BKD Provinsi Papua Barat yang dilakukan selama dua hari pada Rabu – Kamis (18-19/05/2022) dalam rangka mendukung program peralihan arsip fisik ke digital pada BKD Provinsi Papua Barat. “Pengelolaan arsip kepegawaian ini sejalan dengan kemajuan teknologi. BKN telah menyiapkan Document Management System (DMS) untuk mengurangi penggunaan kertas dalam arsip kepegawaian,” tutur Suharmen, Deputi Bidang Sistem Informasi Kepegawaian dalam pembukaan acara tersebut.

Lebih lanjut Suharmen menjelaskan DMS BKN merupakan sistem yang dapat digunakan untuk mengelola, menyimpan dan mengakses dokumen secara elektronik secara cepat dan tepat. “Sistem ini juga mampu menyimpan dokumen elektronik hasil alih media, sehingga menghemat ruang yang dialihkan melalui penyimpanan server. Selain itu, DMS dirancang untuk mengakses dan melacak dokumen elektronik yang dapat memudahkan penggunaan dokumen tersebut dalam pekerjaan”, ucapnya.

Suwarti selaku Kepala Bidang Data, Dokumentasi, Informasi Kepegawaian BKD Provinsi Papua Barat menjelaskan permasalahan mengenai kearsipan manual ini menjadi salah satu keresahan BKD Provinsi Papua Barat. “Sejak tahun 2020 kami sudah menggunakan aplikasi serupa yang dikelola oleh swasta, namun dalam implementasinya kurang dalam pendampingan, sehingga ketika ada suatu permasalahan tidak ada penyelesaiannya”, ujar Suawarti.

Harapannya ke depan dengan adanya Bimtek Digitalisasi Arsip Kepegawaian ini kami dapat lebih mengetahui dan memahami tata kelola arsip secara digital dan mengelola arsip kepegawaian kami dengan baik dan benar. “Besar harapan kami selain mendapatkan Bimtek juga dapat terus berkomunikasi secara intens terkait dengan pengelolaan arsip kepegawaian menggunakan DMS,” tutup Suwarti.

Penulis: dia/dey
Editor: sub