BKN Terapkan Metode SKKAAD dan JRA untuk Pengelolaan Arsip yang Dinamis

Jakarta – Humas BKN, Penyelenggaran kearsipan di lingkup Badan Kepegawaian Negara (BKN) terus mengalami perkembangan dari aspek kualitas pengelolaan, mulai dari diterbitkannya Peraturan BKN Nomor 3 Tahun 2019 tentang Klasifikasi Arsip dan Peraturan BKN Nomor 16 Tahun 2020 tentang Tata Naskah Dinas sampai dengan diterbitkannya kebijakan pengelolaan kearsipan yang lebih komperehensif di BKN melalui Peraturan BKN Nomor 17 Tahun 2020 tentang Sistem Klasifikasi Kemanan Akses Arsip Dinamis (SKKAAD) dan Peraturan BKN Nomor 19 Tahun 2020 tentang Jadwal Retensi Arsip (JRA).

Kepala Biro Umum BKN, Joko Subakti menyebutkan bahwa keempat Peraturan BKN tersebut menjadi pilar pengelolaan kearsipan di BKN yang secara bertahap dimutakhirkan untuk kearsipan BKN yang lebih dinamis. Menurutnya untuk mencapai tujuan kearsipan yang dinamis, pengelolaan arsip di BKN setidaknya memenuhi beberapa indikator, yakni kearsipan yang handal, sistematis, utuh, terpercaya, dan menyeluruh, serta tentunya sesuai dengan norma, standar, prosedur, dan kriteria kearsipan.

“Tujuannya agar penyelenggaraan kearsipan di BKN tidak hanya berorientasi pada aspek pemanfaatannya saja, tetapi juga memastikan ketersediaan arsip yang autentik, memperhatikan sisi perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan masyarakat, juga menjaga keselamatan dan keamanan arsip sebagai aset nasional, dan tentunya untuk meningkatkan kualitas pelayanan publik,” terangnya dalam kegiatan Sosialisasi Peraturan BKN 17/2020 dan Peraturan BKN 19/2020 yang diikuti seluruh Arsiparis di BKN, Pejabat Tata Usaha/Pengelola Kearsipan di setiap Unit Kerja di BKN Pusat dan Kantor Regional, UPT BKN serta Pusbangpeg ASN pada Rabu, (04/8/2021) secara daring.

Pada kesempatan itu Joko Subakti menjelaskan bahwa Peraturan BKN 17/2020 mengakomodasi 2 (dua) aspek penting dalam pengarsipan, yakni Pertama, klasifikasi kemananan arsip dinamis yang mengatur tentang kategori kerahasiaan informasi arsip berdasarkan pada tingkat keseriusan dampak yang ditimbulkan terhadap kepentingan dan keamanan negara, masyarakat, dan perorangan. Kedua, klasifikasi akses arsip yang mengatur tentang kategori pembatasan akses terhadap arsip berdasarkan kewenangan penggunaan arsip, terkait dengan pelaksanaan tugas dan fungsi tertentu.

Sementara Peraturan BKN 19/2020 mengakomodasi Jadwal Retensi Arsip atau JRA yang mengatur tentang jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan jenis arsip yang akan dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan sebagai pedoman penyusutan dan penyelematan arsip.

Terakhir Joko Subakti menyebutkan dalam 3 (tiga) tahun terakhir Indeks Kearsipan BKN terus mengalami peningkatan nilai, mulai dari tahun 2018 bernilai 17,12, tahun 2019 bernilai 53,17, dan tahun 2020 bernilai 61,24. Untuk tahun 2021 BKN menargetkan peningkatan Indeks bernilai 70 dan di tahun 2022 bernilai 80. des